業務アプリの定期的な棚卸し・改善で業務効率化を実現しよう

システム運用時のよくある課題「利用状況が見えない」

業務効率化のためにシステムを導入して業務をデジタル化したけど、うまく使えているのか不安に思ったことはありませんか？「SmartDB」を活用する上で、作成したバインダがちゃんと使われているか？文書の登録数や閲覧人数などの利用状況が気になることがあると思います。これらは利活用が何らかの原因で進んでいないバインダやその業務の見直し、不要に増えたバインダの断捨離などを検討する上で必要な情報です。そんなときに、「SmartDB」のバインダ統計情報機能を使いましょう！

Aさん

今年の棚卸しをかねて、作成されたバインダや利用状況を調べたいんだけど、みんなに「作ったバインダ数教えて！」とか「閲覧したかどうか教えて」って聞いてまわるのは大変。バインダの利用状況について一覧で見る方法ってあるのかな？

Bさん

私は自分が作成したバインダがちゃんと使われているのか気になる！みんなの役に立ってもらうように作ったんだけど、全然使われていなかったらどうしよう…。

「SmartDB」には、バインダ統計情報といって、バインダが作成された日や、閲覧者数、登録されたデータ数などを一覧表示する機能があるんだ。とても簡単だから試してみて！

Cello（チェロ）

統計情報活用のメリット

統計情報を活用することで以下のメリットがあります。

• バインダ管理者へバインダの利用状況のフィードバックができる！
• 定期的な棚卸しで利用状況がよくないバインダを発見、見直しできる！
• バインダ作成数の多い社員から「SmartDB」活用ノウハウをヒアリング、社内の利活用促進へ！

ここからはバインダの統計情報の確認方法や確認できる内容について、統計情報の活用方法についてご紹介します。

統計情報の確認手順、活用方法

まずはじめに、統計情報は「SmartDB」全体の管理者およびバインダの管理者が確認することができます。「SmartDB」全体の管理者は全部のバインダの統計情報を、一般のユーザでもバインダの管理者は自身が管理しているバイダの統計情報のみを確認することができます（詳しくはご利用形態ごとのドキュメントにてご確認ください）。統計情報を集計したい期間を指定すると、バインダ単位、キャビネット（バインダを束ねるフォルダのようなもの）単位で統計情報を確認できるようになります。

1. 「SmartDB」にアクセスし、サイドメニューの統計情報から「全てのバインダ」を選択
2. 集計したい期間を設定
3. 表示範囲で、対象となるキャビネットを選択
4. 表示モードをキャビネット単位かバインダ単位かを設定
5. 検索ボタンをクリック

バインダの利用状況の把握や棚卸しのため便利な「統計情報」、ぜひご活用ください。